Effizienz im Vertrieb – Tipps für die Organisation im Home Office

 

Sie starten gerade in die Selbständigkeit und richten sich in Ihrem Home Office neu ein oder Sie sind ein alter Hase, aber hie und da schleicht sich der Schlendrian ein und Ihre Effizienz im Vertrieb und in der Kundenansprache lässt nach? So oder so helfen Ihnen unsere Tipps, sich besser und/ oder neu zu organisieren und dafür zu sorgen, dass Sie mehr Spaß und Erfolg im Home Office haben werden. Besonders viele dieser freien Arbeitsplätze gibt es im Telemarketing und in der B2B Kundenansprache, in der wir tätig sind. Aus diesem Grund haben wir hier – auch für unsere eigenen neuen Mitarbeiter – einige Tipps zusammengestellt, wie Sie die auch bei der Arbeit von zu Hause aus effizient im Vertrieb werden und es auch bleiben.

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Wir haben unsere Tipps in verschiedene Bereiche gegliedert:

 

I.    Die Organisation Ihres Arbeitsplatzes und Arbeitsumfeldes

II.  Ihre eigene Organisation + Zeitmanagement

III. Kommunikation mit Kunden, Kollegen und Ihrem privaten Umfeld

 

I. Die Organisation Ihres Arbeitsplatzes und Arbeitsumfeldes

  1. Trennen Sie privat von geschäftlich strikt und klar auch räumlich, indem Sie sich möglichst ein abgetrenntes Plätzchen in Ihrer Wohnung/ Haus schaffen – im optimalen Fall mit einer Tür zum Schließen. Als Selbständiger/ Freiberufler können Sie dieses auch definitiv von der Steuer absetzen, jedoch ist es auch wichtig, die notwendige Ruhe herzustellen, um sich voll auf Ihre Arbeit konzentrieren können ohne ständige Störungen und ohne mit jedem Blick an den Wäschekorb erinnert zu werden, der noch gebügelt werden soll.
  2. Sorgen Sie für eine stabile schnelle Internetverbindung und möglichst gesonderte geschäftliche Telefonverbindung mit extra Leitung bzw. Nummer. Die Effizienz und Ihr Arbeitsergebnis werden es Ihnen danken.
  3. Achten Sie bei der Hardware auf Qualität und Schnelligkeit, besonders Ihr Rechner sollte über aktuelle Software und Geschwindigkeiten sowie ausreichend Arbeitsspeicher etc verfügen. Ebenso ist wichtig, die Lautstärke der Geräte im Blick zu haben. Hier hilft ein möglichst leiser Rechner und Drucker. Auch Ihr Monitor sollte ausreichend groß und kontrastreich sein.
  4. Sparen Sie nicht am Headset, denn Sie werden viel am Tag telefonieren. Ein Headset, das drückt und unbequem ist, ist ebenfalls ein großer Störfaktor, im schlechtesten Falle sogar gesundheitsschädlich und Sie bekommen nach kurzer Zeit bereits Kopfschmerzen. Lassen Sie sich hierzu umfassend beraten und greifen besser zu Profi-Geräten
  5. Achten Sie auch auf ergonomische Einrichtung Ihres Arbeitsplatzes, was den Stuhl, Tisch, Platzierung der Maus und Tastatur angeht. Stuhl und Tisch sollten in ihrer Größe anpassbar sein. Informieren Sie sich hierzu umfassend im Vorfeld im Fachhandel.
  6. Achten Sie auch auf die richtige und ausreichend helle Beleuchtung. Tageslicht ist hier optimal, sofern es keine blendende Sonneneinstrahlung ist, jedoch ist dieses nicht immer möglich. In dem Fall gibt es tageslichtähnliche Beleuchtung, die Ihnen gut tut, sie entlastet anstatt belastet.
  7. Organisieren Sie Ihre Geräte und Utensilien am Arbeitsplatz sinnvoll, sodass alles wichtige nur einen Handgriff weit entfernt liegt. Alles was Sie eher selten benötigen, gut verstaut in der Nähe liegt, sodass Sie in Ihrer Arbeit effizient bleiben können, ohne dass es auf Ihrer Arbeitsplatte unübersichtlich wird und Sie mehr ablenkt als es nutzt.
  8. Spendieren Sie sich etwas Grünes im Raum in Form von Pflanzen, die Ihnen gefallen. Das sorgt für nicht nur für ein besseres gesünderes Raumklima und mehr Sauerstoff, sondern auch für ein größeres Wohlgefühl und wirkt sich nachgewiesen positiv auf Ihre Psyche aus.
  9. Sorgen Sie für regelmäßige Frischluft- und Sauerstoffzufuhr durch Lüften Ihres Raumes

 

II. Ihre eigene Organisation + Zeitmanagement

  1. Setzen Sie sich feste Zeiten und Pausen, die Sie auch einhalten
  2. Machen Sie sich morgens grundsätzlich vorher fertig und lassen dem Schlendrian keinen Raum, der dafür sorgt, dass etwa im Trainingsanzug oder gar im Pyjama starten. Es muss ja nicht Schlips und Krawatte sein, aber es sollte so sein, dass Sie jederzeit das Haus verlassen oder dem klingenden Postboten die Tür öffnen können.
  3. Frühstücken Sie morgens am besten etwas Gesundes, das gibt eine Vitaminspritze und macht sie fit für den Tag.
  4. Auch ein wenig Frühsport oder wenigstens nur ein paar körperliche kurze Übungen helfen Ihrem Start, kurbeln den Kreislauf an und lassen Sie am Telefon dann auch wacher klingen.
  5. Machen Sie regelmäßig Pausen – lieber mehrere kleine als eine große. Besonders im Bereich Telearbeit muss man manchmal auch aufstehen und 5 Minuten etwas anderes sehen. Das gibt Ihnen wieder neuen Elan für die nächsten Gespräche
  6. Machen Sie sich eine Prioritäten- und Aufgabenliste – am besten noch am Vorabend bevor Sie die Arbeit beenden für den nächsten Morgen, so haben Sie schnell den Überblick, was wann und in welcher Reihenfolge zu erledigen ist. (Beachten Sie die Pareto-Regel – auch 80 / 20-Regel genannt, später hierzu mehr)
  7. Arbeiten Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten sauber und diszipliniert ab.
  8. Legen Sie nicht zeitrelevante Arbeiten möglichst nicht in die Telefonzeiten, in denen Sie Kunden am besten erreichen. Führen Sie also Ihre notwenigen Kontrolllisten z.B. abends nach der Telefonzeit. Das ist auch die beste und ruhigste Zeit für das Beantworten von unkritischen Emails. Halten Sie also die Telefonzeiten für Ihre Telearbeit möglichst frei.
  9. Machen Sie möglichst pünktlich Feierabend! Das Home Office führt manchmal dazu, dass man sich entweder doch am Tag ablenken lässt und dann wiederholt in die Spätarbeit fällt oder dass man schlichtweg die Zeit vergisst. In turbulenten Zeiten kann sowas mal vorkommen – Überstunden gibt es auch in jeder Firma, das ist normal – achten Sie und sorgen Sie aber dafür, dass das nicht zum Dauerzustand wird, denn eine ausgewogene Work-Life-Balance und gute Gesundheit ist unverzichtbar für Ihren langfristigen Erfolg.

 

III. Kommunikation mit Kunden, Kollegen und Ihrem privaten Umfeld

  1. Schließen Sie Störungen weitgehend aus, indem Sie Ihre Freunde und Familie klar darüber informieren, dass Sie arbeiten und wann Sie arbeiten, ergo nicht erreichbar sind. Bitten Sie klar darum, dass dieses eingehalten wird und signalisieren Ihre Ernsthaftigkeit darin, dass Sie in diesen Zeiten konsequent auch kein privates Telefonat annehmen und Ihre Tür schließen. Denken Sie dran: wenn Sie nicht zu Hause wären, könnte man Sie jetzt ebenso wenig erreichen. Sie werden feststellen, mit der notwendigen Klarheit und Konsequenz hat sich Ihr privates Umfeld bereits nach kürzester Zeit daran gewöhnt und respektiert dieses.
  2. Kommunizieren Sie auch Ihren Kunden, bis wann Sie erreichbar sind und lassen Sie danach das Band laufen, damit Sie Ihre Nacharbeiten ungestört erledigen können.
  3. Loggen Sie sich regelmäßig in die internen und vorgeschlagenen Kommunikationsnetze Ihres Auftraggebers ein, um mit Kollegen und Ihrem Auftraggeber eng verbunden zu sein. Oft wird neben der herkömmlichen Email viel über interne Messenger oder Programme wie Skype etc. gearbeitet. Zeigen Sie dort Präsenz, um alle wichtigen Neuigkeiten zeitnah zu erfahren und auch, um zeitnah bei fachlichen Problemen reagieren zu können. Damit signalisieren Sie Interesse und erleichtern die Kommunikation für Ihre Auftragnehmer immens. Nichts ist schlimmer für den Auftraggeber als ein überwiegend unerreichbarer Mitarbeiter, bei dem ständig besetzt ist und man 2 Std. warten muss, bis er/sie überhaupt eine Anfrage über Skype sieht – glauben Sie uns, wir sprechen hier aus Erfahrung….

 

 

 

 

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